Yazılım tanıtımlarında modül listesi öne çıkıyor: sipariş, teklif, cari, stok, üretim, rapor. Liste uzun olduğunda kapsamlı görünüyor. Oysa asıl soru modül sayısı değil, bu modüllerin aynı kaydı paylaşıp paylaşmadığı. Bir cam işletmesi programını değerlendiren ölçü bu.
Ayrı ayrı yazılmış modüller kolay: her biri kendi tablosunu tutuyor ve kendi ekranında doğru görünüyor. Zor olan, aynı sayının dört ekranda da aynı kalması. Teklifteki tutar ile cariye düşen tutar, sipariş kalemindeki ölçü ile kesim planındaki ölçü, stoktaki adet ile sayımdaki adet. Bunlar ayrıştığında hiçbir ekran hata vermiyor; yalnız rakamlar birbirini tutmuyor.
Uçtan uca tek kayıt şu demek: ölçü bir kez giriliyor ve aynı kayıt tekliften kesim planına, üretim takibine ve sevkiyata kadar taşınıyor. Teklif onaylandığında yeni bir kayıt açılmıyor, aynı kayıt durum değiştiriyor. Cari hesap ayrı tutulan bir sayı değil, o kayıttan türeyen bir sonuç.
Bunun pratik karşılığı tekrarın ortadan kalkması. Aynı bilgi bir kez giriliyor ve dört ayrı yerde kendiliğinden görünüyor. Tekrar ortadan kalktığında tutarsızlık da kalkıyor, çünkü tutarsızlık genellikle kötü niyetten değil ikinci kez yazmaktan doğuyor.
Ölçekten bağımsız olarak aynı yapı çalışıyor. Bir cam atölyesi programı ile cam fabrikası programı arasındaki fark istasyon ve konum sayısında; kayıt aynı. Bu yüzden atölye ölçeğinde kurulan düzen, iş büyüdüğünde atılmıyor.
Bunu değerlendirmenin pratik bir yolu var: bir ölçüyü değiştirip diğer ekranlara bakmak. Sipariş kalemindeki en değiştiğinde kesim planı yeniden hesaplanıyor mu, teklif tutarı güncelleniyor mu, cari bakiye kayıyor mu. Üçü birden değişiyorsa tek kayıt var demektir; biri sabit kalıyorsa orada ayrı bir defter duruyor.
İkinci pratik ölçü, aynı bilgiyi iki kez girmek zorunda kalıp kalmadığınız. Müşteri adını, cam tipini ya da ölçüyü ikinci kez yazıyorsanız o iki ekran aynı kaydı okumuyor. Bu, tanıtımda görülmeyen ama ilk hafta hissedilen bir fark.
Üçüncü bir ölçü de verinin dışa aktarılabilir olması. İşletme verisi kullanıcıya ait ve istendiğinde dışa aktarılabiliyor. Bu cümlenin pratik anlamı şu: yazılımı bırakma kararı verinizi bırakma kararı olmuyor. Çıkışın açık olması, kalmanın da gönüllü olması demek.
Dördüncü ölçü erişimin nereden sağlandığı. Kayıt tek bir bilgisayarda duruyorsa o makine kapalıyken kimse bakamıyor; tarayıcıdan erişilebilen bir düzende ofis, atölye ve saha aynı veriyi görüyor. Kurulum gerektirmemesi de yeni bir kişiyi sisteme eklemeyi bir yetki işine indiriyor.
Ticaret tarafı da dışarıda kalmıyor. Bir cam ticareti programı ya da cam bayisi programı kesim yapmıyor olabilir; katalog, fiyat listesi, teklif ve cari hesap yine aynı kaydın üstünde duruyor. Kullanılan ekranlar değişiyor, altındaki yapı değişmiyor. Değerlendirirken sorulacak soru da bu: bu ekranlar aynı kaydı mı okuyor, yoksa dört ayrı defteri mi.