Stok sayısının tutmaması çoğu zaman sayım hatası sanılıyor. Oysa cam işinde asıl sebep başka: aynı ürün iki ayrı satır hâline geliyor. Teklifte bir türlü, stok listesinde başka türlü yazılan cam iki ayrı kalem gibi görünüyor. Biri tükenirken diğerinde sayı duruyor ve kimse aradaki ilişkiyi göremiyor.
Bir cam stok programının ilk işi bu bölünmeyi kapatmak. Kalınlık, tür ve renk gibi bilgiler ayrı alanlarda duruyor, görünen ad bu alanlardan üretiliyor. Aynı özelliklere sahip iki kayıt aynı adı alıyor, çünkü ad elle yazılmıyor. Kullanıcının alışkanlığı değiştiğinde ya da yeni biri işe başladığında katalog bundan etkilenmiyor.
Adlar tekilleşince sayım da tekilleşiyor: bir ürün tek satırda toplanıyor ve "kaç tabaka var" sorusunun tek bir cevabı oluyor. Sipariş girilirken listeden seçim yapılıyor ve seçilen şey serbest metin değil bir kayıt. Yazım farkından doğan hatalar daha girişte kapanıyor.
Hazır kataloğun yetmiş binden fazla kayıt içermesi de buradan anlam kazanıyor. İşletme kendi listesini sıfırdan kurmuyor; kullandığı ürünleri seçip kendi stoğuna alıyor. Sıfırdan kurulan listelerin sorunu eksik kalmaları değil, tutarsız kalmaları: ilk elli kayıt bir mantıkla, sonraki elli kayıt başka bir mantıkla yazılıyor.
Artıklar da stoğun parçası. Kesimden çıkan kullanılabilir parçalar ölçüsüyle kayda alındığında aranabilir hâle geliyor ve bir sonraki siparişte önce onlar deneniyor. Ölçüsüyle yazılmamış bir cam, rafta duruyor olsa bile envanterde yok; kimse onu aramıyor, kimse ona güvenerek sipariş vermiyor.
Katalog büyüdükçe arama önem kazanıyor. Kullanıcı genellikle tam adı yazmıyor; kalınlığı ve rengi yazıp gerisini listeden seçiyor. Arama bu davranışa göre çalıştığında kataloğun büyüklüğü bir yük olmaktan çıkıyor. Aksi hâlde uzun liste insanları kendi kısaltmalarını yazmaya itiyor ve dağılma en baştan geri geliyor.
Katalog adlarının kurala bağlanmasının bir faydası daha var: çeviri. Ad bir cümle değil, parçalardan kurulan bir yapı olduğu için başka bir dilde de aynı parçalardan kurulabiliyor. Onbinlerce kaydın her birini elle çevirmek mümkün değil ama kuralı bir kez yazmak mümkün; arayüz dili değiştiğinde liste bir anda okunur hâle geliyor.
Sayımın ne zaman yapıldığı da kayda giriyor. Bir sayım sonrası fark çıktığında hangi tarihte hangi rakamın görüldüğü izlenebiliyor; fark bir hata mı yoksa arada yapılmış bir hareket mi, bu ayrım ancak tarihli kayıtla yapılabiliyor. Tarihsiz bir sayım, yalnızca o anın fotoğrafı oluyor.
Ölçek büyüdükçe aynı yapı çalışmaya devam ediyor. Bir cam atölyeleri için stok takip programı ile cam fabrikaları için stok takip programı arasındaki fark kayıt sayısında; mantık aynı. Bir cam depo programı da bunun üstüne parçanın fiziksel yerini ekliyor, ama temel yine tek: aynı cam her yerde aynı adla anılıyor.