Bir sipariş kesildikten sonra parçalar atölyede dolaşmaya başlıyor. Biri rodaja gidiyor, biri temperi bekliyor, biri paketlenmiş durumda. Bu dolaşım sırasında parçanın nerede olduğunu bilmenin tek yolu genellikle sormak oluyor ve alınan cevap kişinin hatırladığı kadar doğru. Müşteri aradığında verilen tarih de aynı hatıraya dayanıyor. Üretim takibinin amacı bu soruyu ortadan kaldırmak değil, cevabını hatıradan kayda taşımak.
Barkod bu işin en basit aracı. Her parça kesildiğinde kendi etiketini alıyor ve bir istasyondan geçerken okutuluyor. Okutma işlemi iki saniye sürüyor ve karşılığında parçanın o anki aşaması kayda giriyor. Kimse ayrıca form doldurmuyor, kimse akşam liste çıkarmıyor. Kayıt, işin akışının yan ürünü olarak oluşuyor ve bu yüzden sürdürülebilir oluyor; ek iş olarak tasarlanmış takip sistemleri genellikle ilk yoğun haftada terk ediliyor.
Atölyede internet her zaman aynı kalitede olmuyor. Terminal çevrimdışı kaldığında okutmalar kuyruğa alınıyor ve bağlantı geri geldiğinde sırayla işleniyor. Bunun anlamı şu: operatör bağlantıyı düşünmüyor, okutmaya devam ediyor. Aksi hâlde ilk kesintide kayıt tutma alışkanlığı bozuluyor ve bir daha kurulamıyor; çünkü eksik kayıt, kaydın tamamına olan güveni de götürüyor.
Fire de bu akışın parçası. Bir parça kırıldığında ya da yanlış kesildiğinde bu durum kayda geçiyor ve o parça için yeniden üretim açılıyor. Böylece eksik parça sevkiyat gününde fark edilmiyor, olduğu anda görünüyor. Aradaki fark, müşteriye bir gün önceden haber verebilmekle sevkiyatta özür dilemek arasındaki fark kadar büyük ve bu fark tamamen zamanlamadan geliyor.
Biriken kayıt bir süre sonra kendi sorularını cevaplamaya başlıyor. Hangi işlem en çok bekliyor, hangi gün hangi istasyon yığılıyor, hangi sipariş neden geç kaldı. Bunlar tahminle de konuşulabilecek sorular; ama tahminle konuşulduğunda herkesin cevabı farklı oluyor. Kayıt tek bir cevap üretiyor ve tartışma yerini karara bırakıyor.
Okutmanın bir yan faydası da parçanın kimliğinin netleşmesi. Etiketteki bilgi hangi siparişe, hangi poza ve hangi ölçüye ait olduğunu söylüyor; benzer ölçüdeki iki parça birbirine karışmıyor. Cam sektöründe birbirine yakın ölçüler sık görülüyor ve gözle ayırmak her zaman mümkün olmuyor. Etiket, bu ayrımı tezgâhın başında ve tereddütsüz yapıyor.
Aynı kayıt müşteri tarafına da açılabiliyor. Müşteri portalı üzerinden müşteri kendi siparişlerini görüyor ve hangi aşamada olduğunu okuyabiliyor. Bu, atölyeye gelen telefonların bir kısmını baştan kapatıyor; "hazır mı" sorusunun cevabı zaten ekranda duruyor. Portal yalnızca o müşterinin kendi kayıtlarını gösteriyor, atölyenin geri kalanını göstermiyor. Böylece şeffaflık ile gizlilik aynı anda korunuyor: müşteri işini görüyor, komşusunun işini görmüyor.
Başlangıç için tüm istasyonları kurmak gerekmiyor. Tek bir aşamada okutmaya başlamak bile "şu anda nerede" sorusunu kapatıyor. Ondan sonra eklenen her istasyon resmi biraz daha netleştiriyor. Yazılımın burada yaptığı şey üretimi yönetmek değil; üretimin zaten ürettiği bilgiyi kaybolmadan toplamak ve soranın önüne koymak.